Återbruk och inköp 

Den näst största posten för klimatpåverkan, efter resandet, brukar vara inköp av varor och tjänster – i alla fall för organisationer och företag som inte har en egen varuproduktion. Räknar vi med inköpt el och värme står sektorn för ungefär 20 procent av de konsumtionsbaserade utsläppen. Val av papper, kontorsmöbler och it-utrustning sticker ofta ut som särskilt utsläppsintensiva kategorier. Genom att återbruka, underhålla, laga, köpa begagnat och återvinna reduceras prylarnas miljöpåverkan avsevärt. Här följer exempel på hur en återbruks- och inköpspolicy kan se ut. 

Återbruks- och inköpspolicy 

Organisationen ska föregå med gott exempel och visa andra att ett miljömedvetet inköpsbeteende av varor och tjänster främjar ett hållbart samhälle och är ett steg på vägen mot ett mer hållbart samhälle​. 

 ​Principer 

  • Överväg om inköp överhuvudtaget ska göras. Utgångspunkten är att inte köpa mer än nödvändigt och återanvända så mycket som möjligt.
  • Miljö och social påverkan ska vara avgörande för inköpsarbetet. Vid upphandlingen ska priset väga tungt, men miljö- och sociala hållbarhetsfaktorer går före.
  • Välj alltid de mest resurseffektiva produkterna och tjänsterna.
  • Köp alltid miljö- och rättvisemärkta produkter när det finns.
  • De varor och tjänster som Organisationen köper ska i möjligaste mån inte innehålla kemikalier som kan skada människors hälsa eller vår miljö. De ska i så liten utsträckning som möjligt påverka miljön negativt genom produktionssätt, distribution, användning och avfallshantering.
  • Givet ovan, genom affärsmässighet vid inköp och utnyttjande av konkurrens mellan leverantörer, ska kostnaderna för de inköpta varorna och tjänsterna vara så låga som möjlig, med hänsyn till den kvalitet som krävs.

Tillämpningsområde 

Policyn ska tillämpas vid alla inköp som bekostas av Organisationen. 

Ansvar för tillämpningen 

  • Det vilar på den som utför inköpet att ansvara för att policyn tillämpas
  • Särskilt ansvariga ska utses för inköp till Organisationen för olika kategorier av varor och tjänster, alla inköp ska gå genom eller godkännas av dessa personer.

Särskilda tillämpningar ur miljöperspektiv 

Här följer allmänna tillämpningar vid upphandling och inköp. För specifika råd vid varuinköp se längre ned i dokumentet under ”Vägledning vid inköp” för olika kategorier av varor. 

I prioriteringsordning: 

  1. Uppgradera eller reparera
    I första hand undersöker vi om det går att uppgradera eller reparera befintlig vara i stället för att byta ut/köpa annan.
  2. Begagnade varor eller återvunnet materia.
    I andra hand ska vi försöka få tag på funktionella begagnade varor, eller varor av återvunnet material.

    Det gäller dock inte för elektronik och vitvaror (äldre än 7 år) och liknande som på grund av energianvändningsskäl och lagstiftning generellt inte bör köpas begagnade. Regeln ska inte heller tillämpas om lagstiftningen hunnit skärpas på ett sådant vis att nya produkter innehåller avsevärt mindre farliga kemiska ämnen än begagnade. Det gäller inte heller om det återvunna materialet genererar mer farliga ämnen än att köpa en ny produkt.

  3. Bra Miljöval-märkta och andra miljömärkningar
    När reparation/återbruk/begagnat inte är möjligt välj i första hand Bra Miljöval-märkta produkter och tjänster, i andra hand andra miljömärkningar, se Märkesguiden.
  4. Ej miljömärkta varor
    Vid upphandling och inköp, förutom av miljömärkta varor eller secondhand, ska uppgifter alltid begäras in om produktens innehåll för att se om den innehåller ämnen upptagna på REACHs kandidatförteckning.

    Den produkt som utifrån leverantörens uppgifter bedöms ha minst negativ inverkan på miljö och hälsa ska väljas. Detta gäller för inköp över 5 000 kr. Vid kontinuerliga inköp av likadan produkt där beloppet understiger 5 000 kronor gäller ej beloppsgränsen. Vid inköp över XXX kronor ska Upphandlingsmyndighetens kravspecifikation för produkttypen användas vid utvärderingen av alternativen.

Övrigt

  • Engångsartiklar får som regel inte användas. Undantag kan endast göras för mycket viktig produkt där inga alternativ finns och efter godkännande av närmaste chef.
  • Ovanstående punkter gäller även presenter till personal

Särskilda tillämpningar – objektivitet, affärsmässighet och konkurrens 

Objektivitet 

Med objektivitet menas att ingen leverantör får särbehandlas samt att eventuella anbud och anbudsgivare ska behandlas sakligt och opartiskt. Alla som sysslar med inköp ska uppträda på ett affärsetiskt sätt, bidra till att arbeta för ärlighet och trovärdighet och till exempel avvisa mutor, se vidare antikorruptionspolicy. Om jävssituation kan befaras i inköps-/ upphandlingsärendet ska aktuell person ersättas. 

Affärsmässighet 

Med affärsmässighet menas bland annat att hänsyn till ovidkommande faktorer inte får tas med, att konkurrensmöjligheter ska tillvaratas, att alla inköp och upphandlingar planeras i god tid för att erhålla bästa villkor. 

Konkurrens 

Med konkurrens menas att flera leverantörer ska tillfrågas, se nedan, och att leverantörer eller anbudsgivare deltar i upphandlingen på lika villkor. Konkurrens ska alltid eftersträvas. 

Redogöra för skäl till beslut 

Vid alla inköps- och upphandlingsärenden ska organisationen kunna redogöra för skälen för sina beslut och vad som i övrigt förekommit av betydelse vid upphandlingsförfarandet. 

Vid köp som överstiger XXX kronor inklusive moms är kravet att redogörelsen också ska dokumenteras (som dokumentation räknas även e-post). 

Om inköpskostnaden överstiger XXX kronor inklusive moms per tillfälle eller sett över ett år, ska minst tre leverantörer tillfrågas. Prisjämförelse ska göras, bedömningskriterier tas fram och processen dokumenteras. 

Sekretess 

Inköpare och andra som är engagerade i inköp och/eller har kontakt med leverantörer får inte upplysa tredje part om konkurrerande priser och andra förhållanden. 

Uppföljning av policyn 

De leverantörer som vi har löpande avtal vars inköp årligen överstiger 100 000 kronor inklusive moms ska följas upp årligen och utvärderas med avseende på leverantören, leverantörens sortiment, produkter eller andra förhållanden. Har vi t.ex. avtal med eller köper in från en leverantör där miljömärkning inte varit tillgänglig och en konkurrent under avtalstiden eller leveransperioden erhåller sådan märkning, ska vi undersöka möjligheterna till byte till den senare. 

I dokumentet Att ta fram en miljöpolicy för organisationer och företag finns också en vägledning vid återbruk och inköp av varor samt en omfattande märkningsguide med de vanligaste miljömärkningarna.