Resor och möten

Vårt resande påverkar miljön och klimatet på ett avgörande sätt. Av våra konsumtionsbaserade utsläpp, det vill säga de utsläpp av växthusgaser som är kopplade till hur vi konsumerar, står resandet för cirka en tredjedel. Den totala klimatpåverkan från svenskarnas flygande ligger i nivå med de årliga utsläppen från vägtrafiken. När det gäller bilresor får vi också räkna in stora utsläpp av till exempel kväveoxider och kolväten som påverkar miljön och luften vi andas.

För de flesta organisationer och företag är det resandet som har den största klimatpåverkan. Så är det också för Naturskyddsföreningen. Vi har ett samarbete med ett 40-tal organisationer över hela världen. Även om mycket kan göras på distans, så kräver vår globala verksamhet ett visst mått av resande. Tre fjärdedelar av de utsläpp vi orsakar är kopplade till resor. 

Även hotellövernattningar samt val av till exempel mat och fika i samband med möten och konferenser påverkar klimatet och bör därför också tas med i hållbarhetsarbetet. 

En strikt och miljöanpassad resepolicy som är väl förankrad hos de anställda är grunden för att minska organisationens klimatfotavtryck. Så här kan en rese- och mötespolicy se ut: 

Rese- och mötespolicy 

Principer 

  • Organisationen ska minimera miljöpåverkan från det resande och de möten som sker i tjänsten.
  • Telefonmöten, videokonferenser eller liknande ska eftersträvas för att undvika resande.
  • Organisationen ska prioritera miljömärkta konferensanläggningar och hotell eller anläggningar med uttalad miljöprofil vid övernattningar, konferenser eller andra aktiviteter. Hänsyn ska alltid tas till möjligheter att ta sig till platsen med kollektiva färdmedel med låg miljöpåverkan.

Tillämpningsområde 

Policyn ska tillämpas vid alla resor och möten som betalas av Organisationen, såsom exempelvis tjänsteresor, styrelsens resor, konsulters resor på Organisationens uppdrag m.m. I den mån resan eller mötet betalas eller arrangeras av en extern part ska Organisationen verka för att denna policy så långt som möjligt tillämpas även i dessa fall. 

Ansvar för tillämpningen 

  • Det vilar på den som utför resan eller som ansvarar för att arrangera mötet/konferensen att ansvara för att policyn tillämpas.
  • Verkställande direktör ska besluta om det finns behov av att göra avsteg från policyn. Om en styrelseledamot har behov av att göra avsteg från policyn ska styrelsens ordförande fatta beslut.

Särskilda tillämpningar 

Resor 

Bra Miljöval-märkta resor ska om möjligt alltid väljas vid beställning av resa. Om miljömärkt resa inte finns ska i första hand spårbundna färdmedel användas, i andra hand kollektiva färdmedel som buss eller båt. Flygresor ska undvikas i möjligaste mån. Bilresor med taxi eller egen bil får ske enbart om giltigt motiv finns. Miljöskäl är ett godtagbart argument för en ökad kostnad. 

Flygresor 

Flygresor ska undvikas. Undantag kan ges av närmaste chef och då får flyg endast användas då den totala restiden för enkel resa med tåg eller buss överstiger åtta timmar. För resor som inkluderar övernattning i resandet (t.ex. nattåg eller färja) får flyg endast användas om den totala restiden överstiger cirka 16 timmar enkel resa med tåg eller buss. Hänsyn får även tas till anslutningstider och tid borta från hemmet. 

Anslutningsresor 

Anslutningsresor till tåg eller flyg får undantagsvis ske med taxi eller egen bil, när giltigt motiv uppfylls (se nedan). 

Bil 

Bil eller taxi får bara användas i tjänsten vid giltigt motiv. Vid dessa tillfällen ska det efter​strävas att använda fordon som inte släpper ut mer än vad som anges för myndigheternas miljöbilsdefinition (70g CO​2​/km). I första hand ska el- eller biogasbil väljas. 

Med giltiga motiv avses: 

  • Om rimliga alternativ saknas
  • Om frakt av arbetsmaterial kräver så
  • Säkerhetsskäl (i synnerhet vid internationella resor).
  • Språksvårigheter i kombination med nytt/okänt resmål.

Möten och övernattning 

  • Måltider och livsmedel som serveras ska alltid hålla högsta möjliga miljöprofil. Krav-, ekologiska och Fairtrade-märkta produkter ska väljas i första hand vid egna arrangemang där mat serveras, i andra hand miljöanpassade och lokalproducerade produkter.
  • Vegetarisk mat serveras som regel vid såväl interna möten och sammankomster som externa arrangemang. Veganskt alternativ ska kunna erbjudas. Om arrangören så önskar kan lokalt producerat kravmärkt eller ekologiskt nötkött, naturbeteskött, kött från klövvilt eller renkött erbjudas som tillbehör. Kranvatten, inte vatten tappad på flaska, ska väljas.
  • Vid övernattningar, konferenser eller andra aktiviteter som ingår i tjänsten prioriteras miljömärkta konferensanläggningar och boenden, eller anläggningar och boenden med uttalad miljöprofil.

Hur tillämpas rese- och mötespolicyn? 

Här följer exempel på hur Naturskyddsföreningen​ praktiskt organiserat resandet inom organisationen. Dessa riktlinjer har införlivats i den personalhandbok som alla anställda ska ta del av. 

Beslut om resa 

  • Först, behöver du resa? Eller kan ärendet likaväl lösas genom telefonmöte, videokonferens eller liknande? I så fall ska det väljas istället.
  • Alla tjänsteresor ska vara beordrade, det vill säga godkända av närmaste chef innan resa påbörjas.

Hur reser vi? Gäller även anslutningsresa 

När vi inte kan gå eller cykla väljer vi:

  1. I första hand Bra Miljöval- eller andra miljömärkta färdmedel
  2. I andra hand använda spårbundna färdmedel,
  3. I tredje hand kollektiva färdmedel som buss eller båt.
  4. Bilresor med taxi eller egen bil enbart om giltigt motiv finns.

Med giltiga motiv avses:

  • Om rimliga alternativ saknas
  • Om frakt av arbetsmaterial kräver så
  • Säkerhetsskäl (gäller internationella resor).
  • Språksvårigheter i kombination med nytt/okänt resmål.
  • Flygresor ska undvikas i möjligaste mån, se mer information i särskilt stycke nedan.

Betalning

Betala så mycket som möjligt via faktura. Utlägg medför mycket administration och det är inte meningen att du ska ligga ute med pengar.

Tågresor

  • Tågresor bokas alltid på SJs hemsida eller i SJs app via vårt kundnummer.
  • Använd organisationens kundnummer hos SJ vid bokning. Koppla ditt privata prionummer hos SJ till vårt företagskundnummer, så att du kan välja om du bokar privat eller i tjänsten. Se nedan för info om hur du gör.

Flygresor

  • Flygresor ska undvikas. Undantag kan ges av närmaste chef och då får flyg endast användas då den totala restiden för enkel resa med tåg eller buss överstiger åtta timmar. För resor som inkluderar övernattning i resandet (t.ex. nattåg eller färja) får flyg endast användas om den totala restiden överstiger cirka 16 timmar enkel resa med tåg eller buss. Hänsyn får även tas till anslutningstider och tid borta från hemmet.
  • Flygresor ska alltid bokas via Organisationens resebyrå. På så sätt kan vi via resebyråns klimatredovisning till oss hålla koll på vår klimatpåverkan. Utlägg medför också mycket administration och det är inte meningen att du ska ligga ute med pengar.